En gestion de projet, la qualité des résultats dépend directement de l’endroit où l’équipe concentre son temps. La notion de Time Targets permet de prendre du recul sur la planification et d’éviter un piège fréquent : passer son temps à gérer l’urgence plutôt qu’à construire ce qui est réellement important.
En gestion de projet, le problème n’est pas le manque de temps, mais la mauvaise répartition du temps.
Les Time Targets montrent que les projets les plus efficaces sont ceux qui consacrent volontairement du temps aux tâches importantes mais non urgentes : conception, anticipation, qualité.
À l’inverse, passer trop de temps à gérer l’urgence, les interruptions ou les distractions donne l’illusion d’avancer, sans réellement faire progresser le projet.
L’objectif d’un bon chef de projet est donc clair : organiser le travail pour passer le plus de temps possible dans la “Zone”, là où se construisent les résultats durables.
La question centrale est donc :
Où se situe le focus du projet ?
La méthode distingue quatre zones dans lesquelles un projet peut consommer du temps et de l’énergie.
Dimension de l’accomplissement
C’est la zone idéale en gestion de projet. Elle regroupe toutes les activités très importantes, mais qui n’exigent pas une réaction immédiate :
Ces actions renforcent le projet sur le long terme, mais sont souvent repoussées par manque de temps. Pourtant, travailler régulièrement dans cette zone permet de réduire fortement les urgences futures.
En projet, l’urgence n’est pas une fatalité : c’est une contrainte artificielle qui doit être maîtrisée.
Si on ne fait pas attention à ce sur quoi on se focalise, la "Zone" contiendra souvent toutes ces actions qu'on arrive pas à commencer parce qu'on est "tellement occupé"
Gestion des exigences immédiates
Cette zone contient les tâches à la fois urgentes et importantes :
Ces situations doivent être traitées sans délai. Cependant, un projet bien piloté cherche à limiter le temps passé dans cette zone en anticipant ce qui peut l’être.
Cette zone a aussi souvent tendance à se remplir de tâches importantes qui sont devenues urgentes par manque de temps ou d'anticipation.
Plus un projet est préparé en amont, moins il subit cette dimension.
Illusion de productivité
Cette zone est particulièrement dangereuse.
Elle regroupe des tâches qui donnent l’impression d’avancer parce qu’elles sont urgentes, mais qui n’apportent que peu de valeur réelle au projet :
On y travaille beaucoup, mais sans faire progresser le projet de manière significative. C’est une forme d’auto-illusion : être occupé n’est pas synonyme d’être efficace.
Distraction pure
Cette zone correspond à ce qui n’apporte aucune valeur au projet :
Y passer trop de temps mène à une stagnation du projet. Le travail avance peu, sans pour autant créer une vraie satisfaction ou un résultat concret.
Appliquée à la gestion de projet, cette approche invite à :
Le véritable pilotage d’un projet consiste à choisir consciemment où l’on investit son temps, plutôt que de subir la pression du court terme.